SISTEM INFORMASI DI PERPUSTAKAAN

1. ORGANISASI INFORMASI

Informasi adalah informasi rekam yaitu pengetahuan yang dikomunikasikan melalui pelbagai media rekam. Di lihat dari bentuk penyajiannya, informasi rekam dapat dituangkan dalam berbagai bentuk media, yaitu:

1. Media cetak biasa,seperti buku.majalah,brosur

2. Media cetak mikro, seperti microfilm, mikrofis

3. Media pandang denganr, seperti film, pita rekam, slide, dsb.

Di perpustakaan organisasi informasi berkisar pada pelbagai kegiatan yang bertujuan supaya setiap bahan pustaka dalam koleksi perpustakaan dapat :

1. Diketahui tempat fisiknya melalui nomor panggil.

2. Dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka yang disebut dengan cantuman biografi.

A. KERANGKA DASAR SISTEM INFORMASI

B. KOMPONEN SISTEM INFORMASI

1. Bahan pustaka

2. Susunan koleksi

Ada dua cara yang dapat dipilih untuk menyusun koleksi perpustakaan adalah :

a. Penempatan relative, yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan subjek bahan pustaka tersebut.

b. Penempatan tetap yaitu menampilkan susunan koleksi berdasarkan salah satu ciri bahan pustaka kecuali cirri subjek.

3. Katalog, merupakan sajian ringkas koleksi perpustakaan.

Beberapa bentuk catalog yaitu bentuk kartu, buku, nmaupun yang terbaca mesin yang dikenal dengan OPAC ( Online Public Acces Catalogue)

4. Pengguna.

C. PROSES DALAM SISTEM INFORMASI

Proses yang terjadi di Perpustakaan sebagai suatu system informasi meliputi 2 kegiatan yaitu :

1. Pengindeksan., meliputi semua proses yang berkaitan dengan masukan pada system tersebut., seperti analisis subjek, klasifikasi dan pembuatan catalog.

2. Temu kembali informasi

D. PENGATALOGAN DESKRIPTIF

Pengatalogan deskriptif merupakan kegiatan mengidentifikasi dari cirri-ciri fisik suatu bahan pustaka , seperti pengarang,judul,tempat terbit,nama penerbit, jumlah halaman,dsb. Hasil indentifikasi tersebut disebut dengan deskripsi bibliografis.

Jika dikaitkan dengan tujuan katalog, maka adanya titik akses pengarang memungkinkan pengguna untuk :

1. Menemukan bahan pustaka tertentu yang diketahui pengarangnya.

2. Mengetahui karya-karya dari pengarang tertentu yang terdapat dalam koleksi perpustakaan.

Dalam melakukan kegiatan pengatalogan deskriptif yang perlu diperhatikan adalah keseragaman dan ketaatasasan. The Anglo American Cataloging Rules (AACR) adalah pedoman pengatalogan yang standar, digunakan secara internasional untuk kegiatan pengatalogan deskriptif.

E. PENGINDEKSAN SUBJEK.

Pengindeksan ialah suatu kegiatan yang mengelompokkan sesuatu benda yang memiliki cirri yang sama. Ada dua tahap kegiatan pengindeksan subjek yaitu : analisis subjek dan deskripsi indeks yang merupakan sajian ringkas dari kandungan isi bahan pustaka dan berfungsi sebagai titik akses subjek.Titik akses subjek dalam catalog dan susunan koleksi bertujuan untuk :

1. Menunjukkan subjek-subjek tertentu yang ada dalam koleksi perpustakaan.

2. Menunjukkan kaitan yang ada diantara subjek-subjek yang ada dalam koleksi perpustakaan.

F. KLASIFIKASI DAN TAJUK SUBJEK

Dalam kegiatan pengindeksan subjek yang meliputi klasifikasi dan tajuk subjek, memerlukan adanya pemahaman mengenai :

1. Teori yang mendasari analisis subjek

2. Mekanisme skema klasifikasi dan daftar tajuk subjek yang digunakan untuk menemukan nomor kelas dan tajuk subjek.

3. KATALOG PERPUSTAKAAN

Katalog perpustakaan merupakan sarana temu kembali informasi hasil kegiatan pengindeksan. Setiapa entri catalog memuat cantuman bibliografi sebagai sajian ringkas bahan pustaka di perpustakaan.

Charles Ami cutter dalam karyanya yang berjudul Rules for a Dictionary Catalog, 19876 (Needham, 1971:14) merumuskan bahwa tujuan catalog adalah :

1. Untuk mengetahui pengguna menemukan bahan pustaka, jika yang diketahui dari bahan pustaka itu adalah : nama pengarang, judul,subjek

2. Menunjukkan karya-karya yang dimiliki perpustakaan, oleh pengarang tertentu,mengenai subjek tertentu, dalam jenis/ bentuk litertaur tertentu.

3. Untuk membantu dalam pemilihan buku dari segi edisi dan karakternya.

A. SISTEM KATALOG

Untuk memungkinkan pengguna menemukan bahan pustaka lewat pengarang,judul dan subjek maka perpustakaan harus menyediakan 3 macam susunan catalog yaitu catalog pengarang, catalog judul,, dan catalog subjek. Satu catalog atau satu system catalog tersebut memberikan tiga pendekatan atau titik akses yaitu dari pengarang,judul maupun subjek.

Sistem catalog di perpustakaan ada 2 macam yaitu :

1. Sistem catalog berkelas, terdiri dari 3 susunan catalog :

a. Katalog berkelas, kataloh subjek yang entri katalognya disusun menurut nomor kelas (notasi) berdasarkan suatu skema klasifikasi.

b.Katalog pengarang – judul yang entri katalognya disusun berdasarkan abjad nama pengarang dan abjad judul dalam satu urutan.

c. Indeks subjek, terdiri dari kata-kata yang disusun menurut abjad dan mengacu ke nomor kelas yang terdapat dalam katalog berkelas .

d.Sistem katalog berkelas sifatnya tak langsung artinya pendekatan subjek tidak dapat dilakukan langsung karena susunan katalognya berdasarkan nomor kelas, sehingga untuk mengetahui nomor kelas dari subjek yang dicari harus dilihat dahulu dari indeks subjek. Setelah nomor kelasnya diperoleh baru dapat dilanjutkan dengan penelusuran dalam catalog berkelas.

2. Sistem catalog berabjad, ada 2 macam yaitu :

a. Katalog berabjad terpadu (dictionary catalog) menampilkan entri-entri katalog, masing-masing untuk pengarang, judul,dan subjek yang disusun dalam satu urutan berabjad.

b. Katalog terbagi (divided catalog) ada 2 macam pilihan yaitu :

1) Katalog terbagi dua, terdiri dari 2 susunan katalog yaitu katalog pengarang-judul yang dipisahkan dari katalog subjek dan masing-masing disusun menurut abjad.

2) Katalog terbagi tiga atau catalog 3 dimensi terdiri dari 3 susunan katalog, yaitu katalog pengarang, catalog judul, dan catalog subjek masing-masing menurut abjad.

Sistem katalog berabjad bersifat langsung artinya pendekatan subjek dapat dilakukan langsung karena disusun menurtu abjad.

B. BENTUK KATALOG

1. Katalog kartu , berukuran 12,5 x 7,5 cm, disusun dalam laci-laci katalog.

2. Katalog berkas,

3. Katalog buku

4. Katalog dalam computer (OPAC) On line Public Acces Catalog

5. Katalog induk yaitu catalog gabungan koleksi beberapa perpustakaan.

C. SUSUNAN BAHAN PUSTAKA

Selain katalog , hasil pengindeksan lainnya yang bisa digunakan sebagai sarana temu kembali adalah susunan bahan pustaka di rak.

Kelemahan susunan bahan pustaka :

1. Bahan pustaka hanya dapat dikelompokkan menurut salah satu ciri bahan pustaka sehingga dalam penelusuran koleksi hanya dapat dilakukan pendekatan tunggal.

2. Susunan koleksi tidak pernah lengkap, karena buku-bukunya ada saja yang tidak ada di tempat karena dipinjam misalnya.

3. Bahan pustaka yang tergolong dalam satu kelas mungkin tidak ditempatkan dalam satu urutan karena kelewat tinggi atau tipis sehingga harus disusun ditempat yang khusus.

4. KEBIJAKAN DALAM PENGATALOGAN.

Inti dari kegiatan pengolahan bahan pustaka / pengkatalogan adalah menghasilkan sarana temu kembali informasi yang terdiri dari katalog dan susunan koleksi perpustakaan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan temu kembali bahan pustaka :

1. Standar – standar yang digunakan dalam pengolahan bahan pustaka.
2. Pencatatan keputusan-keputusan tata kerja, serta pemeliharaan jajaran dan catan-catatan itu supaya selalu sesuai dengan keadaan kini.
3. Pemeliharaan dan penyuntingan system catalog secara terus menerus.

1. PENGATALOGAN ANALITIK ( ANALYTICAL CATALOGING ).

Istilah pengatalogn analitik digunakan untuk pengatalogan yang meliputi bagaian bahan pustaka, seperti artikel majalah, karangan yang terbit dalam kumpulan bunga rampai, makalah yang terbit dalam laporan seminar. Tujuan pengatalogan analitik adalah mengeluarkan bahan pustaka yang akan tersembunyi dalam entri yang dibuat untuk bahan pustaka itu secara keseluruhan. Cara mengeluarkan bagian bahan pustaka ialah dengan membuat entri analitik. Entri ini dapat merupakan :

1. Entri tambahan biasa, jika yang digunakan system entri unit.
2. Entri khusus untuk bagian bersangkutan dengan menggunakan acuan dalam yang mengacu ke bahan pustaka yang meliputnya.

Entri analitik yang berupa entri tambahan biasanya hanya dapat mencatat pengarang, atau judul bagian bahan pustaka itu, sebagai tajuk entri tambahan. Sedang entri analitik yang dibuat sebagai entri khusus dapat lebih informative yakni mencatat pengarang dan judul bagian dokumen itu denagn acuan dalam yang mengarahkan ke bahan pustaka yang meliputnya.

Contoh :

Yulia,Yuyu Peningkatkan profesionalisme pustakawan (dalam: Perkembangan Perpustakaan di Indonesia. 2005. hlm:9-16)

Gambara 1.4

Contoh tampilan Entri Analitik

2. PENGATALOGAN TERBATAS

Pengatalogan terbatas digunakan untuk pengurangan yang ditetapkan pada proses pengkatalohgan. Ada 2 kemungkinan untuk mengadakan pengurangan tersebut yaitu :

1. Mengurangi jumlah entri per bahan pustaka (pengatalogan selektif)
2. Mengurangi elemen-elemen dalam deskripsi blibiografi ( pengatalogan sederhana)

Penghematan dalam pengkatalogan dapat dicapai dengan cara :

1.Pengkatalogan terbatas

2. Memilih skema klasifikasi dan aturan pengatalogan yang efektif

3. Menghindari duplikasi dalam tata kerja.

4. Mendasarkan pengatalogan pada bahan yang sedang diolah untuk mengurangi penelusuran data bibliografi yang memerlukan buku-buku referens dan atau bibliografi.

Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pengatalogan terbatas :

1. Jenis bahan pustaka
2. Jenis pelayanan
3. Format katalog dan cara memperbanyak entri katalog.
4. Keperluan masyarakat yang dilayani.
5. Keperluan staf perpustakaan.

C. PENGATALOGAN SENTRAL

Pengatalogan sentral digunakan untuk pengatalogan yang dikerjakan oleh suatu badan di luar perpustakaan. Tujuannya untuk menghindari duplikasi pengatalogan untuk bahan pustaka yang sama.

Pengatalogan sentral dapat menghasilkan :

1. Pelayanan kartu katalog yang berupa kartu dasar.

2. Pelayan bibliografi yang entri-entrinya dapat dikutip untuk keperluan pembentukan katalog.

3. Pelayanan katalog terbacakan mesin yang menyimpan cantuman bibliografi secara on line.

4. Katalog dalam terbitan

Keberhasilan pengatalogan sentral bergantunga pada :

1. Keseragaman dalam aturan pengatalogan dan klasifikasi di sejumlah besar perpustakaan.

2. Duplikasi bahan pustaka

3. Mekanisme yang dapat menjamin adanya pengawasan terhadap terbitan baru.

4. Keuangan yang memadai

5. Sarana yang memungkinkan pencetakan bibliografi dan kartu-kartu katalog secara cepat dan ekonomis.

Keuntunagn pengatalogan sentral :

1. Ekonomis

2. Pada umumnya hasil pengatalogan mendekati sempurna karena dikerjakan oleh tenaga professional

3. Keseragaman catalog yang diperoleh

4. Lebih cepat

Dalam pembuatan katalog perpustakaan,bisa dilakukan dengan cara :

1. Pustakawan membuat sendiri katalog tersebut.(katalog asli)

2. Pustakawan hanya menyalin katalog yang sudah tersedia dalam buku tersebut (katalog dalam terbitan/KDT).

3. Memanfaatkan jasa agen pembuat jasa katalog.